Das Zentrales Managementsystem für Aktivenverwaltung und Einsatzdienste!

A) Zielsetzung ZMS:

Mit dem ZMS steht den DRK-Verbänden eine EDV-Entwicklung zur Verfügung, die an die Belange des Deutschen Roten Kreuzes und seiner Leitungs- und Führungskräfte angepasst ist, und dies in mehrfacher Hinsicht:

• Förderung des Ehrenamtes:
  ZMS dient mit seinen Leistungsmerkmalen der Förderung des Ehrenamtes, in dem den Leitungs- und Führungskräften der DRK-Verbände ein modernes Werkzeug des Ressourcenmanagements für Personal und Material zur Verfügung steht, mit dem jederzeit schnell und effektiv auf zur Verfügung stehende Ressourcen zugegriffen werden kann. Zudem sind detaillierte Analysen/Auswertungen über die aktuelle Situation im personellen und materiellen Bereich möglich, so dass ggf. zielgerichtet Maßnahmen, z. B. der Personalgewinnung, der Qualifizierung von Helfer/innen, der Instandhaltung von Material etc. initiiert werden können.
  
• Sicherstellen des Personal- und Einsatzmanagements der Leitungs- und Führungskräfte (ea/ha) / Untergliederungen:
  Den Leitungs- und Führungskräften steht mit ZMS ein EDV-System zur Verfügung, dass einen optimalen Einsatz von Ressourcen gewährleistet, Leitungs- und Führungsaufgaben unterstützt und vorausschauende Planungen ermöglicht.
  
• Bereitstellen eines modernen flächendeckenden, einheitlichen EDV-Tools:
  ZMS kommt dort zum Einsatz, wo es gebraucht wird. Als WEB-Applikation kann ZMS je nach Bedarf in den Geschäftsstellen, den RK-Unterkünften der Gemeinschaften oder bei den Leitungskräften Zuhause etc. zur Verfügung gestellt werden. Dabei stellt ZMS wenig Ansprüche an die zu verwendende Hardware und Betriebssysteme, so dass mit der üblichen EDV-Ausstattung des privaten und dienstlichen Bereiches eine Anbindung schnell sichergestellt werden kann. Selbstverständlich bei optimaler Datensicherheit im Sinne des Datenschutzgesetzes.
  
• Einsparung von Ressourcen in den Administrations-/ Verwaltungsebenen aller eingebundenen Verbandstufen:
  Durch seinen hierarchischen Aufbau, angepasst an die Strukturen des jeweiligen Landesverbandes, bietet ZMS die Möglichkeit, dass die Datenverarbeitung, je nach Wunsch und Bedarf, entweder zentral oder dezentral, durchgeführt wird. Leitungs- und Führungskräfte können selber Daten ganz oder teilweise ergänzen bzw. ändern und erforderliche Auswertung vornehmen sowie Listen und Statistiken abrufen. Die DRK-Geschäftsstellen ergänzen z.B. Informationen zu erworbenen und nachgewiesnen Qualifikationen (Ausbildungen, Lehrberechtigungen), tragen übertragenen Leitungs- und Führungsämter ein usw.. Durch diese Aufteilung der Bearbeitung und den direkten Auswertungsmöglichkeiten werden insbesondere die Geschäftsstellen entlastet, kürzere Bearbeitungszeiten sind zu verzeichnen und aktuelle Listen stehen jeder Zeit zur Verfügung.
• Förderung und Vernetzung von Diensten:
  Vernetzung, Ressourcenbündelung, Zusammenarbeit und gemeinsame Zielausrichtung, sind nicht nur Forderungen der Strategie 2010plus, sondern durch den Aufbau dieses EDV-Systems im ZMS bereits grundlegend berücksichtigt. ZMS macht transparent, welche Helfer in welchen Aufgabenfeldern, welchen Verbandsstufen und Gemeinschaften mitwirken. Dabei wird eine Person im System nur einmal erfasst, so dass den Verbandsstufen eine eindeutige Mitgliederzahl ausgewiesen wird. Die Leitungs- und Führungskräfte der unterschiedlichen Aufgabenbereiche haben Zugriff auf das gesamte Personal, das in ihrem Zuständigkeitsbereich bzw. ihren Aufgaben mitwirkt. Sie können aber jederzeit feststellen, wo die Helfer/innen noch mitwirken, so dass eine Vernetzung/Verknüpfung von Aufgaben allein hierdurch schon ermöglicht wird.
• Zentrales Dienstleistungsangebot der Landesverbände sowie zentrale Bereitstellung und Steuerung:
  ZMS ist auch ein Instrument der Verbandssteuerung. Durch das Anwenden von einheitlichen Standards in der Ressourcenerfassung, der zentralen Vorgabe von Strukturen im ZMS und einheitlicher Bezeichnungen (z. B. für Ausbildungen, Gerätschaften, Führungsfunktionen usw.), ist den Landesverbänden eine direkte Steuerungsfunktion gegeben. Ferner werden die Landesverbände noch stärker als Dienstleister für ihre Untergliederungen wahrgenommen. Die Sicherstellung von Leitungs- und Führungsaufgaben der Landesverbände im Sinne ihrer Verbandsaufsicht wird gestärkt und gefördert.